2020廣東21世紀(jì)海上絲綢之路國(guó)際博覽會(huì)主題論壇會(huì)議監(jiān)督協(xié)助和會(huì)議影音設(shè)備租賃項(xiàng)目采購(gòu)公告
中國(guó)國(guó)際貿(mào)易促進(jìn)委員會(huì)廣州市委員會(huì)對(duì)2020廣東21世紀(jì)海上絲綢之路國(guó)際博覽會(huì)主題論壇（以下簡(jiǎn)稱主題論壇）會(huì)議監(jiān)督協(xié)助和會(huì)議影音設(shè)備租賃項(xiàng)目進(jìn)行采購(gòu)，邀請(qǐng)符合條件的供應(yīng)商參與競(jìng)投，有關(guān)信息公告如下：
一、項(xiàng)目信息
（一）項(xiàng)目名稱：2020廣東21世紀(jì)海上絲綢之路國(guó)際博覽會(huì)主題論壇會(huì)議流程監(jiān)督及會(huì)議設(shè)備租賃服務(wù)項(xiàng)目
（二）項(xiàng)目最高限價(jià)：55萬(wàn)元人民幣
（三）項(xiàng)目概況：我會(huì)將于2020年9月23-24日在廣州白云國(guó)際會(huì)議中心舉辦2020廣東21世紀(jì)海上絲綢之路國(guó)際博覽會(huì)主題論壇。主要活動(dòng)有廣州市政府歡迎晚宴、展覽會(huì)觀展、主題論壇及4場(chǎng)平行分論壇。
會(huì)議籌備時(shí)間安排及地點(diǎn)：
時(shí)間：2020年9月23日至24日
地點(diǎn)：廣州白云國(guó)際會(huì)議中心、中國(guó)進(jìn)出口商品交易會(huì)琶洲展館
9月23日：
全天，嘉賓報(bào)道和場(chǎng)地布置（廣州白云國(guó)際會(huì)議中心）
下午，廣州市政府歡迎晚宴（廣州白云國(guó)際會(huì)議中心）
9月24日：
上午，2020廣東21世紀(jì)海上絲綢之路國(guó)際博覽會(huì)開幕式及巡館（中國(guó)進(jìn)出口商品交易會(huì)琶洲展館）
下午，主題論壇（廣州白云國(guó)際會(huì)議中心）
下午，4場(chǎng)平行分論壇（廣州白云國(guó)際會(huì)議中心）
（四）服務(wù)期限：自服務(wù)協(xié)議簽訂之日起至項(xiàng)目完成止。
二、會(huì)務(wù)協(xié)助項(xiàng)目總體需求概況
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需求項(xiàng)目 |
項(xiàng)目說(shuō)明 |
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會(huì)務(wù)管理統(tǒng)籌 |
完成主題論壇整體運(yùn)行策劃。 |
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臨時(shí)工作人員統(tǒng)籌 |
完成主題論壇臨時(shí)工作人員招募、管理及后勤服務(wù)。 |
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重要講者和主持人統(tǒng)籌 |
完成主題論壇部分重要講者、主持人的邀請(qǐng)及接待服務(wù)。（該項(xiàng)按實(shí)際發(fā)生結(jié)算） |
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會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)資料統(tǒng)籌 |
完成主題論壇各活動(dòng)的攝影攝像統(tǒng)籌、講者發(fā)言整理等服務(wù)。 |
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會(huì)場(chǎng)會(huì)議設(shè)備租賃 |
主題論壇會(huì)場(chǎng)（東方廳）音響設(shè)備、燈光設(shè)備、4場(chǎng)平行分論壇平行分論壇視頻設(shè)備、臨時(shí)辦公設(shè)備（筆記本和打印機(jī)）租賃等 |
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會(huì)議注冊(cè)和報(bào)道服務(wù) |
在線報(bào)名系統(tǒng)； 會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)簽到系統(tǒng)和參會(huì)代表證件發(fā)放 |
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其他 |
根據(jù)各分會(huì)場(chǎng)實(shí)際情況準(zhǔn)備線上會(huì)議的網(wǎng)絡(luò)支持 |
三、服務(wù)要求
（一）會(huì)務(wù)管理統(tǒng)籌
1．嘉賓信息統(tǒng)計(jì)管理服務(wù)
根據(jù)采購(gòu)人要求，合同簽訂后至?xí)h結(jié)束，派遣團(tuán)隊(duì)進(jìn)駐采購(gòu)人單位駐場(chǎng)辦公，協(xié)助完成參會(huì)嘉賓信息統(tǒng)計(jì)管理服務(wù)，包括但不限于嘉賓信息的收集、整理、錄入、統(tǒng)計(jì)、管理等工作。
投標(biāo)人須提供基于信息化的嘉賓信息統(tǒng)計(jì)和簽到管理方案。
2．會(huì)議流程監(jiān)督統(tǒng)籌及信息化管理
根據(jù)采購(gòu)人安排，協(xié)助完成主題論壇約800人參加的會(huì)議和各平行論壇,會(huì)務(wù)管理的整體策劃及整體進(jìn)度管理工作，協(xié)調(diào)做好大會(huì)各項(xiàng)后勤工作。編制會(huì)議場(chǎng)地布置、現(xiàn)場(chǎng)管理、接待、會(huì)場(chǎng)安排等工作手冊(cè)。
配合采購(gòu)人做好嘉賓注冊(cè)、報(bào)到系統(tǒng)的設(shè)計(jì)和管理工作、嘉賓證卡設(shè)計(jì)制作發(fā)放、會(huì)議公告發(fā)布、會(huì)議通知管理、簽到管理、入場(chǎng)權(quán)限管理、電子資料管理、會(huì)務(wù)工作人員協(xié)同管理等全過(guò)程基于互聯(lián)網(wǎng)的信息化融合服務(wù)，改善會(huì)議體驗(yàn)，提升會(huì)議運(yùn)行效率。
配合采購(gòu)人做好主題論壇講者溝通協(xié)調(diào)、資料收集、簡(jiǎn)歷整理等工作；負(fù)責(zé)主題論壇PPT制作（包含但不限于會(huì)議流程PPT、市領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言PPT、嘉賓講者發(fā)言PPT等）；負(fù)責(zé)部分講稿的草擬工作。
本次項(xiàng)目為國(guó)際會(huì)議會(huì)務(wù)服務(wù)，為做好會(huì)議會(huì)務(wù)服務(wù)工作，需要會(huì)務(wù)服務(wù)團(tuán)隊(duì)成員中有英語(yǔ)溝通能力，能直接與外方的溝通。
投標(biāo)人須提供基于信息化的會(huì)議管理策劃方案及籌備進(jìn)度方案。
3.會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)管理
根據(jù)采購(gòu)人安排，做好會(huì)議資料、桌卡的擺放以及督導(dǎo)廣州白云國(guó)際會(huì)議中心做好水牌等指引物品的擺放工作。
根據(jù)采購(gòu)人安排，做好會(huì)場(chǎng)設(shè)施的檢查和技術(shù)服務(wù)，確保會(huì)議順利進(jìn)行；依據(jù)會(huì)議流程，完成對(duì)嘉賓的注冊(cè)、入住、參會(huì)等方面的協(xié)調(diào)工作；檢查會(huì)議期間嘉賓參會(huì)引導(dǎo)是否到位，保證現(xiàn)場(chǎng)嘉賓參會(huì)秩序；做好各個(gè)論壇嘉賓簽到工作；做好貴賓參會(huì)及貴賓室服務(wù)管理；協(xié)助做好會(huì)議期間茶歇等現(xiàn)場(chǎng)工作，協(xié)助做好會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)的安全保衛(wèi)、反恐檢查、醫(yī)療衛(wèi)生保障工作。
投標(biāo)人須提供會(huì)議場(chǎng)地布置及現(xiàn)場(chǎng)管理方案。
（二）重要講者和主持人統(tǒng)籌
根據(jù)采購(gòu)人安排，負(fù)責(zé)邀請(qǐng)國(guó)內(nèi)外主題論壇特約嘉賓、重要講者，涵蓋海上絲綢之路沿線國(guó)家前者政要或經(jīng)濟(jì)、商貿(mào)等部門部長(zhǎng)級(jí)官員、國(guó)際組織負(fù)責(zé)人或駐華大使2至3名，國(guó)內(nèi)前任或現(xiàn)職部長(zhǎng)級(jí)官員1至2名；國(guó)內(nèi)電視臺(tái)中英文節(jié)目主持人1名。具體內(nèi)容包括但不限于前期推廣、發(fā)送邀請(qǐng)、落實(shí)出席人員等。（由于受到新冠疫情影響，以上嘉賓出席會(huì)議可采用視頻錄播的形式出席活動(dòng)。）具體費(fèi)用根據(jù)實(shí)際結(jié)算。
特約嘉賓和重要講者的候選人應(yīng)涉及21世紀(jì)海上絲綢之路倡議領(lǐng)域的單個(gè)或多個(gè)方面，應(yīng)充分考慮專業(yè)領(lǐng)域、地域領(lǐng)域的嘉賓數(shù)量；嘉賓邀請(qǐng)必須具有較強(qiáng)的可操作性，充分考慮嘉賓個(gè)人計(jì)劃與主題論壇工作計(jì)劃的相互配合度；根據(jù)主題論壇的定位，受邀嘉賓需有利于主題論壇的品牌價(jià)值延伸，并具有較高的國(guó)際政治及專業(yè)影響力；嘉賓邀請(qǐng)方案要根據(jù)有關(guān)政策法規(guī)及外事工作原則，著重做好相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)防范工作，按照可預(yù)可防可控的工作原則，確保主題論壇安全、可持續(xù)運(yùn)行；
（三）會(huì)議影音設(shè)備租賃
提供主題論壇（東方廳）會(huì)場(chǎng)燈光、音響設(shè)備租賃，各分論壇視頻設(shè)備租賃，提供會(huì)議籌備期間及會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)的臨時(shí)筆記本和打印機(jī)租賃服務(wù)。
（四）會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)資料統(tǒng)籌
對(duì)會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)各項(xiàng)活動(dòng)進(jìn)行錄影錄音、攝影、記錄文字、速記；并對(duì)各個(gè)聲像資料、照片、文字資料（語(yǔ)音轉(zhuǎn)換成文字：中英文速記）進(jìn)行及時(shí)整理以供新聞宣傳用，同時(shí)完整存檔以供采購(gòu)人使用。
（五）其他
1.供應(yīng)商有策劃并統(tǒng)籌執(zhí)行過(guò)同類型規(guī)模和影響力的論壇項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)；
2.供應(yīng)商須組建不低于10人專屬服務(wù)團(tuán)隊(duì)，在合同簽訂后5個(gè)工作日內(nèi)-活動(dòng)結(jié)束期間派遣不低于3人到采購(gòu)人單位駐場(chǎng)辦公。
3.本次項(xiàng)目所涉及會(huì)議信息、參會(huì)嘉賓信息（含紙質(zhì)和電子信息）未經(jīng)采購(gòu)人授權(quán)，供應(yīng)商均不得提供給第三方。
4.項(xiàng)目完成后5個(gè)工作日內(nèi)向采購(gòu)人提供項(xiàng)目總結(jié)和參會(huì)人員滿意度調(diào)查。
四、重要聲明
各投標(biāo)人按照以上規(guī)定及要求，除核算總價(jià)外，須列明各細(xì)項(xiàng)服務(wù)報(bào)價(jià)或折扣標(biāo)準(zhǔn)，不允許低于成本的惡意投標(biāo)報(bào)價(jià)。各項(xiàng)費(fèi)用在項(xiàng)目預(yù)算范圍內(nèi)，按照實(shí)際發(fā)生結(jié)算，沒有實(shí)際發(fā)生的服務(wù)費(fèi)用不予結(jié)算。
本項(xiàng)目報(bào)價(jià)為總價(jià)包干。投標(biāo)人報(bào)價(jià)低于最高限價(jià)80%的，必須在投標(biāo)文件中說(shuō)明報(bào)價(jià)理由。在中標(biāo)并簽訂協(xié)議后，如果投標(biāo)人不能按時(shí)按要求完成服務(wù)造成違約，采購(gòu)人有權(quán)安排其他服務(wù)機(jī)構(gòu)按照同等標(biāo)準(zhǔn)提供服務(wù)，如服務(wù)費(fèi)用高于協(xié)議價(jià)格，違約投標(biāo)人須補(bǔ)足差價(jià)。本內(nèi)容將作為協(xié)議的重要條款。
根據(jù)本項(xiàng)目的實(shí)際情況，提供相應(yīng)服務(wù)并達(dá)到采購(gòu)人要求，如采購(gòu)人對(duì)采購(gòu)項(xiàng)目有其他調(diào)整時(shí)，可由雙方協(xié)商，另行簽訂補(bǔ)充協(xié)議（補(bǔ)充協(xié)議的采購(gòu)金額不超過(guò)合同采購(gòu)金額的百分之十）。
由于疫情等不可抗力的影響，我會(huì)不擔(dān)保項(xiàng)目是否能順利實(shí)施和不保證項(xiàng)目規(guī)模達(dá)到預(yù)期目標(biāo)，該風(fēng)險(xiǎn)由中標(biāo)人自行承擔(dān)。
五、供應(yīng)商資格要求
1、提供營(yíng)業(yè)執(zhí)照（或事業(yè)單位法人證書，或社會(huì)團(tuán)體法人登記證書，或執(zhí)業(yè)許可證）復(fù)印件；
2、提供2019年度財(cái)務(wù)狀況報(bào)告復(fù)印件（如2019年或2020年成立不滿一年的企業(yè)，提供成立至今的月或季度財(cái)務(wù)狀況報(bào)告復(fù)印件），或銀行出具的資信證明材料復(fù)印件；
3、提供近半年任意一個(gè)月的依法繳納稅收的證明（納稅憑證）復(fù)印件，如依法免稅的，應(yīng)提供相應(yīng)文件證明其依法免稅；
4、提供近半年任意一個(gè)月的依法繳納社會(huì)保險(xiǎn)的證明（繳費(fèi)憑證）復(fù)印件，如依法不需要繳納社會(huì)保障資金的，應(yīng)提供相應(yīng)文件證明其依法不需要繳納社會(huì)保障資金；
5、提供履行合同所必需的設(shè)備和專業(yè)技術(shù)能力的書面聲明；
6、提供參加政府采購(gòu)活動(dòng)前3年內(nèi)在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中沒有重大違法記錄的書面聲明。
六、公告時(shí)間
2020年8月18日至8月24日
七、報(bào)名時(shí)間、地點(diǎn)、方式
1、報(bào)名時(shí)間：2020年8月18日至8月24日期間（辦公時(shí)間內(nèi)，法定節(jié)假日除外）。
2、報(bào)名地點(diǎn)：廣州市越秀區(qū)恒福路238號(hào)2樓218室
3、報(bào)名提交資料：根據(jù)供應(yīng)商資格要求的內(nèi)容提交資料。
4、報(bào)價(jià)文件遞交截止時(shí)間及開標(biāo)時(shí)間：2020年8月25日14時(shí)30分
5、提交報(bào)價(jià)文件地點(diǎn)及開標(biāo)地點(diǎn)：廣州市天河區(qū)臨江大道3號(hào)發(fā)展中心26B
6、報(bào)價(jià)文件提交資料：根據(jù)附件1的內(nèi)容提交資料，一式五份，一正四副，密封遞交。
八、評(píng)審及定標(biāo)原則
1、評(píng)標(biāo)委員會(huì)對(duì)的供應(yīng)商的報(bào)價(jià)文件進(jìn)行資格、符合性審查，詳見《資格、符合性審查表》，以確定其是否滿足本項(xiàng)目的實(shí)質(zhì)性要求。未通過(guò)資格、符合性審查的供應(yīng)商，不進(jìn)入技術(shù)、商務(wù)和價(jià)格評(píng)審。
2、當(dāng)通過(guò)資格、符合性審查的投標(biāo)人多于或等于三家時(shí)，按照評(píng)標(biāo)程序的規(guī)定和依據(jù)評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)以及各項(xiàng)權(quán)重、符合性審查結(jié)果，各位評(píng)委單獨(dú)就每個(gè)投標(biāo)人的技術(shù)、商務(wù)、價(jià)格進(jìn)行評(píng)審和比較，評(píng)出其技術(shù)評(píng)分、商務(wù)評(píng)分和價(jià)格評(píng)分。將技術(shù)得分、商務(wù)得分和價(jià)格得分相加得出總分，并按總分高低排出名次。評(píng)標(biāo)委員會(huì)依據(jù)得分情況推薦出第一中標(biāo)侯選人一名，第二中標(biāo)侯選人一名。
3、中標(biāo)結(jié)果公告后，向中標(biāo)人發(fā)出《中標(biāo)通知書》，《中標(biāo)通知書》將作為授予合同資格的唯一合法依據(jù)。
九、采購(gòu)人聯(lián)系方式
采購(gòu)人：中國(guó)國(guó)際貿(mào)易促進(jìn)委員會(huì)廣州市委員會(huì)
地址：廣州市珠江新城臨江大道3號(hào)發(fā)展中心大廈26B單元
聯(lián)系人：周小姐、陳小姐
聯(lián)系電話：020-29117315,37851396
采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)：廣州程啟招標(biāo)代理有限公司
地址：廣州市越秀區(qū)恒福路238號(hào)2樓218室
聯(lián)系人：馬小姐
聯(lián)系電話：020-83576900
中國(guó)國(guó)際貿(mào)易促進(jìn)委員會(huì)廣州市委員會(huì)
2020年8月17日
地址：廣州市越秀區(qū)沿江中路298號(hào)江灣新城A座8樓 電話：020-83576900 郵箱：gzcqc2006@163.com